See ei ole raketiteadus
Oleme mitmel korral võtnud jutuks isikuandmete töötlemise TLT-s. Isikuandmeid tuleb hoida täpselt nii kaua, kuni neid vaja on (NB! Jälgi ka säilitamistähtaegu), neid tuleb hoida ajakohastena (muutumisel tuleb neid uuendada) ja konfidentsiaalselt. Isikuandmed sisalduvad reeglina dokumentides. Seega tuleb tekkinud dokumentidega sisuliselt tegeleda ja jälgida reegleid. Üks külg on isikuandmete nõuetekohane töötlemine, aga dokumendihalduses üldisemas mõttes on oluline ka see, et kõik, mida ettevõte peab säilitama, oleks nõuetekohaselt arhiveeritud ja kõik muud dokumendid, mida pole enam vaja igapäevases töös ega ka säilitada, saaks turvaliselt hävitatud. Turvaliselt tähendab siinkohal seda, et dokumendid tuleb hävitada nii, et dokumentides sisalduvat teavet ei saaks pärast hävitamist enam taasesitada. TLT dokumente ei vii me näiteks koju ahju, vaid nende hävitamine toimub TLT poolt kontrollitult.
Aastatega on igaühel meist tekkinud dokumente, mis kunagi olid vajalikud, kuid enam mitte, mis kunagi olid igapäevaselt kasutusel, kuid tänaseks on neist kappidesse tekkinud kõrge hunnik, mille sisu vastu pole keegi pikka aega huvi tundnud. Kas Sina oled vaadanud, mis toimub Sinu laual, sahtlites, riiulitel? Mis andmeid omad ja kuidas neid hoiad? Nagu hoiame korda oma kodus, nii peaksime hoidma korda ka oma töökohal. Tolmu võtmisest ei piisa. Ka andmed, mida töötleme oma igapäevatöös, dokumendid, mida kasutame, vajavad piltlikult öeldes meie hoolitsevat kätt ja silma.
Ole hea, võta aeg, et vaadata üle oma lauapealne, kiika oma sahtlitesse, riiulitesse ja vaata, mida seal olevad paberid sisaldavad. Originaaldokumendid too Liivi kätte. Kui leiad dokumente/koopiaid, millel võib jätkuvalt olla kasutus- või tõendusväärtus, too ka need Liivi kätte. Kui leiad mälupulki, -kaarte, telefone, kõlareid, muid IT-seadmeid, too need IT-sse (Viktoria või Svetlana kätte).
Dokumentide (lepingud, analüüsid, jmt) koopiad, väljaprindid, väljavõtted jne, mis kuuluvad kontrollitud hävitamisele, pane suletud infokaitseteenuse konteineritesse, mis alates kolmaspäevast on koridorides leitavad kõikides meie tegevuskohtades (Kadaka tee 62a, Peterburi tee 73, Vana-Lõuna 41, Paldiski mnt 48c, Kopli 118). Konteineri täitumisest anna palun teada Airile (8599). Konteinerid on tegevuskohtades nädal aega, seega palun võta töö ette esimesel võimalusel. Kellel väga suur maht ja nädalast ei piisa, anna palun aegsasti teada Airile.
NB! Infokaitseteenuse konteinerisse palun panna ainult dokumendid, mis vajavad kontrollitud hävitamist. Konteinerisse palun panna dokumendid ilma kilede ja registraatoriteta. Need kogume kokku eraldi kastidesse.
Vanapaberi-laadsed leiud pane palun eraldi selleks ette nähtud konteinerisse või kastidesse.
„Tänasida toimetusi ära viska homse varna“….. sest homme on juba uued toimetused. Järgmisena võtame ette elektroonilised dokumendid. See tähendab, et oma töökohal korra loomine praegu, kohe, viivitamata, on oluline ja vajalik. See on kindlasti ka väga põnev, sest avaneb võimalus värskendada mälu, mis kunagi tehtud, saavutatud, jne. Töö vilju saad nautida käesoleval aastal läbi viidava isikuandmete töötlemise kaardistamisel- töökohad, kus hoitakse palju dokumente, saavad süvendatud tähelepanu.
Sellist korrastustööd on vaja teha järjepidevalt ja kogu aeg.
Mailis Kullerkupp
peajurist
