Это не ракетостроение…
Мы неоднократно обсуждали обработку персональных данных в TLT. Персональные данные должны храниться ровно столько, сколько это необходимо (NB! Также соблюдать сроки их хранения), они должны быть актуальными (обновляться в случае их изменения) и конфиденциальными. Персональные данные, как правило, содержатся в документах. Поэтому очень важно заниматься созданными документами по содержанию и соблюдать правила. Одной стороной является надлежащая обработка персональных данных, но в более общем смысле администрирования документов также важно, чтобы все, что предприятию необходимо хранить, было бы надлежащим образом архивировано, и чтобы все другие документы, которые больше не нужны ни в повседневной работе, ни для сохранения, могли бы быть безопасно уничтожены. Безопасно означает здесь, что документы должны быть уничтожены таким образом, чтобы содержащаяся в них информация не могла быть воспроизведена после уничтожения. Например, мы не несем документы TLT домой в печку, а их уничтожение происходит под контролем TLT.
С годами у каждого из нас скопились документы, которые когда-то были нужны, которыми когда-то пользовались ежедневно, но теперь они уже не нужны. Сегодня в шкафах их образовалась высокая стопка, содержимым которой долгое время никто не интересовался. Вы смотрели, что происходит на вашем столе, в ящиках, на полках? Какие у вас есть данные, и как вы их храните? Точно так же, как мы следим за порядком дома, мы должны поддерживать порядок и на рабочем месте. Недостаточно только смахивать пыль. Также и данные, которые мы обрабатываем в своей повседневной работе, документы, которыми мы пользуемся, нуждаются, образно говоря, в нашей заботливой руке и внимании.
Будьте добры, найдите время, чтобы осмотреть свой стол, заглянуть в свои ящики, на полки и посмотреть, что содержат находящиеся там бумаги. Оригиналы документов принести Лийви. Если вы обнаружите документы/копии, которые, по-прежнему, могут иметь практическую или доказательную ценность, также принесите их Лийви. Если вы найдете флешки, карты памяти, телефоны, наушники, и другие ИТ-устройства, принесите их в ИТ (Виктории или Светлане).
Копии, распечатки, выписки и т.д. документов (договоров, анализов и т.п.), подлежащих контролируемому уничтожению, сложите в закрытые контейнеры службы защиты информации, которые, начиная со среды, можно найти в коридорах всех наших мест работы (Кадака теэ 62a, Петербургское шоссе 73, Вана-Лыуна 41, Палдиское шоссе 48c, Копли 118). Просим сообщить Айри (8599), когда контейнер будет заполнен. Контейнеры будут находиться в местах работы в течение недели, поэтому просим приступать к работе как можно скорее. Если у вас очень большой объем, и недели недостаточно, сообщите об этом Айри своевременно.
NB! Просим помещать в контейнер службы защиты информации только те документы, которые требуют контролируемого уничтожения. Просим помещать в контейнеры документы без пластиковых папок и регистраторов. Их собираем в отдельные ящики.
Похожие на макулатуру находки просим складывать отдельно в предусмотренный для этого контейнер или ящики.
«Не оставляйте на завтра то, что можно сделать сегодня»… потому что завтра будет новое занятие. Далее займемся электронными документами. А это значит, что навести порядок на своем рабочем месте сейчас, сразу, немедленно – важно и нужно. Это, безусловно, еще и очень увлекательно, ведь есть возможность освежить в памяти то, что когда-то было сделано, достигнуто и т. д. Вы можете насладиться плодами своего труда при отображении обработки персональных данных, проведенной в этом году, – рабочие места, где хранится много документов, получат особое внимание.
Делать такие уборочные работы нужно последовательно и все время.
Mailis Kullerkupp
главный юрист
